Elektron tizimning ishga tushirilishi hujjat aylanishi avtomatik ravishda samaraliroq bo‘lib qolganini anglatmaydi. Kompaniya qog‘oz hujjatlar sonini kamaytirishi mumkin, biroq uzoq davom etadigan kelishuvlar, fayllarni qo‘lda qidirish va xodimlarga doimiy eslatmalar berish zarurati saqlanib qolishi mumkin. Shu sababli natijani platformaning shunchaki ishga tushirilgani bilan emas, balki kundalik jarayonlar qanchalik o‘zgargani bilan baholash kerak.
Hujjatni kelishish qancha vaqt oladi?
Birinchi ko‘rsatkich — hujjat yaratilganidan tasdiqlanguniga qadar o‘tadigan o‘rtacha vaqt. Bir xil turdagi hujjatlarni o‘zaro solishtirish maqsadga muvofiq: shartnomalarni shartnomalar bilan, buyruqlarni buyruqlar bilan, arizalarni esa arizalar bilan. Agar ilgari odatiy hujjatni kelishish uch kun davom etgan bo‘lsa, tizim ishga tushirilgandan keyin bu jarayon bir kunni egallasa, samarani aniq o‘lchash mumkin bo‘ladi.
Alohida bosqichlarni ham tahlil qilish muhim. Agar hujjat muntazam ravishda aynan bir bosqichda kechiksa, bu butun zanjirni qayta qurmasdan hujjat aylanishini boshqarishni aniqroq sozlash imkonini beradi.
Qayerda muddat buzilishi va qo‘lda bajariladigan ishlar saqlanib qolmoqda?
Ikkinchi muhim ko‘rsatkich — belgilangan muddatdan kech bajarilgan vazifalar soni. Ularning sabablarini ham tahlil qilish foydali: haddan tashqari murakkab marshrut, javobgarlikning noaniqligi, ortiqcha kelishuvchi shaxslar yoki aniq muddatlarning belgilanmagani.
Qo‘lda bajariladigan operatsiyalarni alohida baholash kerak. Xodimlar hanuz ma’lumotlarni bir tizimdan boshqasiga ko‘chiradimi, fayllarni elektron pochta orqali yuboradimi yoki parallel ravishda alohida jadvallar yuritadimi? Agar shunday bo‘lsa, jarayonning bir qismi hali avtomatlashtirilmagan.
Toshkentda elektron hujjat aylanishini rivojlantirayotgan kompaniyalar uchun bunday tahlil ayniqsa dastlabki ish oylarida foydalidir: real ssenariylar qaysi sozlamalarni tuzatish kerakligini tezda ko‘rsatadi.
Hujjatni qanchalik tez topish mumkin?
Eng oddiy mezonlardan biri — xodimga shartnoma, buyruq, ilova yoki kelishuv tarixini topish uchun qancha vaqt kerak bo‘lishidir. Agar hujjatni qidirish hamkasblarga uzoq murojaatlar o‘rniga bir necha daqiqa olsa, tizim haqiqatan ham tarqoq papkalar va alohida xodimlarga bog‘liqlikni kamaytirayotgan bo‘ladi.
Qayta ishlash uchun qaytarilgan hujjatlar soni ham muhim ko‘rsatkichdir. Tez-tez qaytarish shablonlarning tushunarsizligi, majburiy ma’lumotlar oldindan tekshirilmasligi yoki marshrutning noto‘g‘ri sozlanganini anglatishi mumkin. Sabab aniqlangandan keyin butun tizimni o‘zgartirmasdan, muammoni aniq bosqichda tuzatish mumkin.
Xodimlar tizimdan haqiqatan foydalanayaptimi?
Hatto yaxshi sozlangan platforma ham, agar xodimlar hujjatlarni messenjerlarda kelishishda va ishchi versiyalarni o‘z kompyuterlarida saqlashda davom etsa, kutilgan natijani bermaydi. Shu sababli foydalanuvchilar faolligini baholash muhim: kim tizimda muntazam ishlaydi, qaysi operatsiyalar undan tashqarida bajariladi va buning sababi nimada.
Past faollik har doim ham o‘zgarishlarga qarshilikni anglatmaydi. Sabab murakkab marshrut, yetarli darajada o‘qitilmaganlik yoki aniq ichki qoidalarning yo‘qligi bo‘lishi mumkin. Bunday holatda nazoratni kuchaytirishdan ko‘ra, mavjud to‘siqni bartaraf etish samaraliroq.
Elektron hujjat aylanishining samaradorligi dinamikada baholanadi
Ko‘rsatkichlarni tizim joriy etilishidan oldin va keyin solishtirish maqsadga muvofiq: kelishish tezligi, muddati o‘tgan vazifalar soni, qo‘lda bajariladigan operatsiyalar ulushi, hujjat qidirish vaqti, qayta ishlash uchun qaytarishlar va foydalanuvchilar faolligi. Dinamika va yangi muammoli nuqtalarni ko‘rish uchun bunday baholashni bir necha oydan keyin yana takrorlash foydali.
Agar kompaniya elektron hujjat aylanishini joriy etish xizmatiga buyurtma berishni rejalashtirayotgan bo‘lsa, ushbu ko‘rsatkichlarni oldindan belgilab olish maqsadga muvofiq. Shunda tizim ishga tushirilgandan keyin qanday natijaga erishilganini aniq tushunish mumkin bo‘ladi. Elektron hujjat aylanishi bo‘yicha xizmatlarni tanlashda faqat texnik sozlashni emas, balki marshrutlarni real biznes jarayonlariga moslashtirish imkoniyatini ham baholash kerak.
Shu tarzda O‘zbekistonda biznes jarayonlarini avtomatlashtirish rasmiy raqamlashtirishdan kundalik ishni boshqariladigan tarzda yaxshilashga aylanadi: tizim ortiqcha harakatlarni kamaytirishga, zaif nuqtalarni aniqlashga va hujjat aylanishi sifatini bosqichma-bosqich oshirishga yordam beradi.