Kompaniyaning elektron hujjatlarida shartnomalar, moliyaviy ma’lumotlar, kadrlar haqidagi ma’lumotlar, ichki buyruqlar va har bir xodim ko‘rishi shart bo‘lmagan boshqa axborot bo‘lishi mumkin. Shu sababli elektron hujjat aylanishi xavfsizligi faqat texnik himoyadan emas, balki vakolatlarni to‘g‘ri taqsimlashdan ham boshlanadi.
To‘g‘ri sozlangan elektron hujjat aylanishi tizimi foydalanuvchiga aynan o‘z ishini bajarish uchun zarur bo‘lgan darajadagi kirish huquqini berishi kerak. Buxgalterga butun korxonaning kadrlar hujjatlarini ko‘rish shart emas, oddiy mutaxassisga rahbariyat shartnomalari kerak emas, bir bo‘lim xodimiga esa boshqa bo‘limning ichki materiallariga kirish zarur bo‘lmasligi mumkin.
Avval alohida foydalanuvchilarni emas, rollarni belgilang
Keng tarqalgan xatolardan biri har bir xodim uchun huquqlarni alohida qo‘lda belgilashdir. Kompaniya kichik bo‘lganida bunday yondashuv qulaydek ko‘rinadi, biroq xodimlar soni ko‘paygani sari uni boshqarish tezda murakkablashadi.
Avval rollarni belgilash ancha qulay: masalan, bo‘lim xodimi, bo‘lim rahbari, buxgalter, yurist, kadrlar mutaxassisi, direktor yoki administrator. Shundan keyin har bir rol uchun ruxsat etilgan harakatlar to‘plami belgilanadi.
EdoLine tashkilot tuzilmasi, departamentlar, lavozimlar va xodimlarning rollari bilan ishlash imkonini beradi. Bu kirish huquqini faqat aniq bir shaxsga emas, balki uning korporativ iyerarxiyadagi o‘rniga ham bog‘lash imkonini beradi.
Hujjatni ko‘rish va u bilan bajariladigan harakatlarni ajrating
Faylga kirish huquqi uni o‘zgartirish yoki imzolash huquqini anglatmaydi. Vakolatlarni loyihalashda kim quyidagi harakatlarni bajarishi mumkinligini alohida belgilash foydali:
hujjatlar yaratish va fayllarni yuklash;
ma’lum toifadagi materiallarni ko‘rish;
o‘zgartirishlar kiritish;
hujjatni kelishishga yuborish;
uni kelishish yoki qayta ishlashga qaytarish;
elektron imzo bilan imzolash;
arxivdagi materiallarga kirish.
Shu tarzda elektron hujjat aylanishini sozlash kompaniyaning biznes mantiqining bir qismiga aylanadi. Masalan, menejer shartnoma yaratadi, yurist shartlarni tekshiradi, moliya bo‘limi summani kelishadi, imzolash huquqi esa faqat vakolatli rahbarda qoladi.
Nima uchun kamroq huquq ba’zan xavfsizroq va qulayroq?
Axborot xavfsizligida eng kam zarur vakolatlar tamoyili qo‘llanadi: foydalanuvchiga faqat o‘z vazifalarini bajarish uchun zarur bo‘lgan imkoniyatlar beriladi.
Bu ma’lumotni tasodifan o‘chirib yuborish, o‘zgartirish yoki uzatish xavfini kamaytiradi va shu bilan birga xodimlar uchun interfeysni soddalashtiradi. Foydalanuvchi qancha kam ortiqcha bo‘lim va funksiyani ko‘rsa, o‘z vazifalarini bajarishi shunchalik oson bo‘ladi.
Xodim boshqa bo‘limga o‘tganda, lavozimi o‘zgarganda yoki ishdan bo‘shaganda huquqlarni qayta ko‘rib chiqish ayniqsa muhim. Hujjatlarni hisobga olish aniq bir xodimning shaxsiy elektron pochtasi yoki kompyuteriga emas, kompaniyaning o‘ziga bog‘liq bo‘lib qolishi kerak.
Harakatlar jurnali nima uchun kerak?
Kirish huquqlari to‘g‘ri taqsimlangan taqdirda ham, hujjat yaratilganidan keyin u bilan nima sodir bo‘lganini tushunish muhim. EdoLine hujjatlar bilan ishlash tarixini va harakatlar jurnalini yuritish imkonini beradi. Tizim jarayon ishtirokchilari va materiallar o‘tgan bosqichlarni qayd etishga yordam beradi.
Bunday jurnal ma’lum bir harakatni kim bajarganini, hujjat ayni paytda qaysi bosqichda ekanini va kechikish qayerda yuz berganini aniqlashga yordam beradi. Bu nafaqat xavfsizlik, balki ish jarayonlarini tahlil qilish uchun ham foydali. Shu sababli hujjat aylanishini avtomatlashtirish faqat raqamli saqlashni emas, balki shaffof javobgarlik tizimini ham o‘z ichiga olishi kerak.
Kirish huquqlarini muntazam qayta ko‘rib chiqish kerak
Bir martalik sozlash yetarli emas. Kompaniya rivojlanadi: yangi bo‘limlar paydo bo‘ladi, vazifalar o‘zgaradi, yangi hujjat turlari va marshrutlar qo‘shiladi. Shu bilan birga vakolatlar modeli ham yangilanib borishi kerak.
Shu sababli hujjat aylanishini joriy etish jarayonini rollarni davriy tekshirish bilan birga olib borish maqsadga muvofiq: kimda ortiqcha kirish huquqi paydo bo‘lgan, kimga zarur funksiyalar yetishmayapti va vakolatlar amaldagi tashkiliy tuzilmaga mos keladimi.
Agar kompaniya Toshkentda biznes uchun elektron hujjat aylanishini tanlayotgan bo‘lsa, faqat kelishuv marshrutlarini emas, balki axborotga kirish qoidalarini ham oldindan belgilash muhim. Aniq taqsimlangan rollar korporativ ma’lumotlarni himoya qilishga, qarorlar tarixini saqlashga va xodimlarning kundalik ishini yanada tushunarli qilishga yordam beradi.