Yetkazib beruvchilar, mijozlar va hamkorlar bilan ishlash ko‘pincha hujjatlarning mazmuni sababli emas, balki ularni almashish jarayoni tufayli sekinlashadi. Shartnoma tayyor bo‘lishi mumkin, biroq uni yuborish, izohlarni kutish, tuzatishlar kiritish, qayta kelishish, imzolash va yakuniy nusxani saqlash kerak bo‘ladi.
Agar ayrim bosqichlar elektron pochta orqali, boshqalari messenjerlarda, yana bir qismi esa qog‘oz shaklida amalga oshirilsa, dolzarb faylni yo‘qotish yoki kechikishni o‘z vaqtida sezmaslik oson.
Elektron hujjat aylanishi hujjatni tayyorlashdan boshlab uni imzolash va arxivlashgacha bo‘lgan yagona jarayonni tashkil etishga yordam beradi. Shu bilan birga, kontragentlar bilan elektron hujjat aylanishi kompaniyaning ichki tartiblarini bekor qilmaydi, balki ularni tashqi hamkorlik bilan bog‘laydi.
Hujjat kompaniya va kontragent o‘rtasida qanday harakatlanadi?
Oddiy shartnoma uchun jarayon quyidagicha bo‘lishi mumkin:
loyiha hujjatini tayyorlash va ichki tekshiruvdan o‘tkazish;
hujjatni kontragentga yuborish va izohlarni olish;
yakuniy tahrirni kelishish;
vakolatli tomonlar tomonidan imzolash;
yakuniy nusxani arxivda saqlash;
keyingi harakatlarni, masalan, shartnoma muddatini yoki dalolatnoma kelib tushishini nazorat qilish.
Bunday tartib bir faylning turli versiyalari bilan ishlash xavfini kamaytiradi. Elektron hujjat aylanishi xizmati hujjat harakati tarixini saqlashga va uning ayni paytda qaysi bosqichda ekanini tushunishga yordam beradi.
Nima uchun holatni nazorat qilish yuborish tezligidan muhimroq?
Faylni elektron hujjat aylanishisiz ham bir necha soniya ichida yuborish mumkin. Raqamli jarayonning asosiy qiymati boshqa jihatda: kompaniya hujjat yuborilgandan keyin nima sodir bo‘layotganini tushunadi. Hujjat hamkor tomonidan kelishilishni, rahbar imzosini yoki tuzatishni kutayotgan bo‘lishi mumkin.
Agar jarayon ishtirokchilari holatni ko‘ra olsa, mas’ul xodimga uni doimiy ravishda qo‘lda aniqlashga to‘g‘ri kelmaydi. Bu, ayniqsa, ko‘plab shartnomalar va dalolatnomalar bilan ishlaydigan kompaniyalar uchun foydalidir.
Agar 1C tizimidagi hujjat aylanishi yoki boshqa hisob tizimini elektron hujjat aylanishi bilan bog‘lash kerak bo‘lsa, tizimlar o‘rtasida qaysi ma’lumotlar uzatilishini oldindan aniqlash lozim. Integratsiya bir xil ma’lumotlarni qayta kiritish va ortiqcha qo‘lda bajariladigan operatsiyalarni kamaytiradigan holatlarda maqsadga muvofiq bo‘ladi.
Agar kontragent hali elektron hujjat aylanishiga o‘tmagan bo‘lsa, nima qilish kerak?
Barcha hamkorlar bir vaqtda yangi formatga o‘tishi kam uchraydi. Bir kompaniya allaqachon elektron imzo va raqamli arxivdan foydalanishi mumkin, boshqasi esa odatiy fayllar yoki qog‘oz asl nusxalar bilan ishlashda davom etadi. Bunday vaziyatda elektron hujjat aylanishini joriy etishni to‘xtatish shart emas. Kontragentlarni tayyorgarlik darajasiga qarab guruhlarga ajratish va mos ssenariylarni bosqichma-bosqich raqamli formatga o‘tkazish mumkin.
Kompaniya ichki tayyorlash, kelishish va nazorat jarayonlarini allaqachon tizimda olib boradi, tashqi bosqich esa vaqtincha aniq hamkor uchun qulay usulda tashkil etilishi mumkin. Eng muhimi — aniq qoidalarni belgilash: yakuniy nusxa qayerda saqlanadi, imzolangan hujjatni olish uchun kim javob beradi va jarayonning tugallangani qanday qayd etiladi.
Hamkorlik tarixi korporativ xotiraning bir qismiga aylanadi
Elektron pochta orqali ishlaganda kontekstning katta qismi shaxsiy yozishmalarda qoladi. Menejer almashganidan keyin qaysi shartnoma tahriri kelishilgani va ayrim shartlar nima sababdan qabul qilinganini tiklash qiyin bo‘lishi mumkin.
Elektron hujjat aylanishi nafaqat hujjatning o‘zini, balki uning butun harakat yo‘lini saqlashga yordam beradi. Bu alohida xodimlarga bog‘liqlikni kamaytiradi va hamkorlar bilan ishlashni yanada izchil qiladi.
Agar kompaniyaga elektron hujjat aylanishi xizmati kerak bo‘lsa, faqat faylni imzolash imkoniyatini emas, balki marshrutlarni, holatlarni nazorat qilishni, arxivni, kirish huquqlarini va integratsiyalarni ham baholash kerak. To‘g‘ri sozlangan Toshkentda biznes uchun elektron hujjat aylanishi tizimi kontragentlar bilan real munosabatlarni hisobga olishi va raqamli almashinuvni bosqichma-bosqich rivojlantirish imkonini berishi lozim.