Tibbiyot markazlari va farmatsevtika kompaniyalari turli toifadagi ma’lumotlar bilan ishlaydi: shartnomalar va kadrlar hujjatlaridan tortib, ularga kirishni cheklash zarur bo‘lgan ma’lumotlargacha. Elektron hujjat aylanishiga o‘tishda faqat qog‘oz hujjatlardan voz kechish emas, balki fayllar, kelishish jarayonlari va reyestrlar bilan xavfsiz ishlashni tashkil etish muhim. Buning uchun kim hujjatlarni ko‘rishi, o‘zgartirishi, imzolashi va boshqa ishtirokchilarga uzatishi mumkinligini oldindan belgilash kerak.
O‘zbekistonda elektron hujjat aylanishi, boshqa mamlakatlardagi kabi, tashkilot faoliyatining o‘ziga xos xususiyatlari va ma’lumotlarni himoya qilish bo‘yicha amaldagi talablarni hisobga olishi kerak. Elektron hujjat aylanishi tizimi, agar kirish huquqlari, saqlash qoidalari va xodimlarning javobgarligi ishga tushirishdan oldin belgilangan bo‘lsa, ichki jarayonlarni tartibga solishga yordam beradi. Raqamli formatning o‘zi maxfiylikni kafolatlamaydi: natija tizim sozlamalari, tashkiliy qoidalar va harakatlar ustidan nazoratga bog‘liq.
Qaysi hujjatlarni kirish darajalari bo‘yicha ajratish ayniqsa muhim
Tibbiyot markazi yoki farmatsevtika kompaniyasining barcha xodimlariga hujjatlarga bir xil darajada kirish huquqi kerak emas. Buxgalteriya bo‘limiga moliyaviy hujjatlar, kadrlar xizmatiga xodimlarga oid materiallar, rahbariyatga esa o‘z vakolatlari doirasidagi hisobotlar va farmoyishlar kerak bo‘ladi. Bemorlar haqidagi ma’lumotlar va kirish cheklangan boshqa ma’lumotlar alohida e’tibor talab qiladi: ular bilan ishlash tartibi amaldagi qonunchilik talablariga mos bo‘lishi kerak.
Kirish huquqlarini taqsimlashda hujjatlarni bir nechta toifaga ajratish foydali:
Yetkazib beruvchilar, pudratchilar va hamkorlar bilan tuzilgan shartnomalar.
Kadrlar hujjatlari, arizalar va ichki farmoyishlar.
Moliyaviy va buxgalteriya hujjatlari.
Xaridlar, yetkazib berish va mahsulot hisobiga oid hujjatlar.
Shaxsiy ma’lumotlar yoki tijorat sirini o‘z ichiga olgan materiallar.
Kompaniyada hujjatlarni boshqarish minimal zarur vakolatlar tamoyili asosida tashkil etilishi kerak: xodim faqat o‘z ish vazifalarini bajarish uchun zarur bo‘lgan materiallargagina kirish huquqini oladi. Faqat ko‘rish va tahrirlash emas, balki fayllarni yuklab olish, uzatish, o‘chirish va imzolash imkoniyatlarini ham hisobga olish muhim. DMS hujjatlarni boshqarish tizimi hujjatlar bilan ishlashni belgilangan qoidalar asosida tashkil etish imkonini beradi, biroq kirish huquqlarini to‘g‘ri chegaralash tanlangan model va uning sozlanishiga bog‘liq.
Kelishish va imzolash jarayonida maxfiylikni qanday saqlash kerak
Har bir marshrut uchun rollar belgilanadi: hujjatni kim tayyorlaydi, kim tekshiradi, kim tasdiqlaydi va kim imzolaydi. Hujjat aylanishini sozlash xodimlarning vazifalari va ularning o‘rnini bosish holatlarini hisobga olishi kerak, shunda rol o‘zgarganidan keyin kirish huquqi ochiq qolib ketmaydi. Elektron imzo hujjatni belgilangan tartibda tasdiqlaydi, harakatlar jurnali esa faylni kim ochgani, uning mazmunini kim o‘zgartirgani yoki keyingi ishtirokchiga uzatganini aniqlashga yordam beradi.
Ishga tushirishdan oldin quyidagi asosiy shartlarni tekshirish kerak:
Ko‘rish, tahrirlash va imzolash huquqlari bir-biridan ajratilgan.
Hujjatlardagi o‘zgarishlar va versiyalarni kuzatish mumkin.
Xodim ishdan bo‘shaganda yoki vazifalari o‘zgarganda kirish huquqlari qayta ko‘rib chiqiladi.
Vazifa haqidagi bildirishnomalar faqat zarur ishtirokchilarga yuboriladi.
Saqlash qoidalari ichki talablarga mos keladi.
Elektron hujjat aylanishi tizimlari ichki reglamentlar va xodimlarni o‘qitish o‘rnini bosmaydi. Rahbariyat kirish huquqlari uchun mas’ullarni hamda xato yoki shubhali fayl uzatilishi aniqlanganda qanday choralar ko‘rilishini belgilashi kerak. Qulaylik va himoya o‘rtasidagi muvozanat aniq rollar, tekshiriladigan harakatlar va sozlamalarni muntazam tahlil qilish orqali ta’minlanadi.
Reyestrlar, hisob tizimlari va ma’lumot almashinuvi
Tibbiyot va farmatsevtika tashkilotlari hisob dasturlari, ichki reyestrlar, xarid tizimlari va tashqi axborot resurslaridan foydalanishi mumkin. Hujjat aylanishi integratsiyasi ma’lumotlarni bir necha marta qo‘lda kiritishga to‘g‘ri kelganda yoki hujjatni hisob tizimidagi yozuv bilan bog‘lash zarur bo‘lganda foydali. Ma’lumot uzatish tashqi dasturga butun arxivni ochib bermasdan, faqat zarur maydonlar bilan cheklanishi kerak.
Elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish jarayonlar oldindan tavsiflangan va dolzarb ma’lumotlarning manbai aniqlangan bo‘lsa, takroriy ma’lumot kiritishni kamaytiradi. Har bir almashinuv uchun maqsadni, uzatiladigan ma’lumotlar tarkibini, mas’ul xodimni va xatolarni tuzatish tartibini belgilash kerak. Tuzilgan reyestr qidirish va ma’lumotlarni solishtirishni osonlashtiradi, biroq uning mazmuni doimo dolzarb bo‘lib qolishi lozim.
Yechim tanlashda qonunchilik talablari, axborotni himoya qilish bo‘yicha ichki standartlar va davlat tizimlari bilan o‘zaro hamkorlik hisobga olinadi. Markaziy portal yoki idoralararo almashinuv faqat jarayon doirasida zarur bo‘lgan hollarda kerak. Ishga tushirishdan oldin qaysi operatsiyalarni avtomatlashtirish mumkinligini aniqlash va xizmat kirish huquqlari hamda ma’lumotlarni saqlashni qanday tashkil etishini tekshirish lozim.
Shunday qilib, elektron hujjat aylanishini joriy etish orqali tibbiyot markazi yoki farmatsevtika kompaniyasi xodimlarning vakolatlari aniq belgilangan, o‘zgarishlarni kuzatish mumkin bo‘lgan va ma’lumot almashinuvi faqat ish zarurati bilan cheklangan boshqariladigan hujjatlar tizimiga ega bo‘ladi. Kirish huquqlarini muntazam qayta ko‘rib chiqish va reyestrlarni nazorat qilish jarayonlar o‘zgargan sari tartibni saqlashga yordam beradi. Shu sababli elektron hujjat aylanishining samaradorligini faqat kelishish tezligi bo‘yicha emas, balki tashkilot ishning har bir bosqichida axborotni qanchalik ishonchli himoya qilishi bo‘yicha ham baholash kerak.