Elektron hujjat aylanishi kamdan-kam hollarda boshqa ish tizimlaridan alohida mavjud bo‘ladi. Agar menejer mijoz rekvizitlarini CRM tizimiga kiritsa, keyin ularni shartnomaga qayta kiritsa, buxgalter esa ma’lumotlarni yana hisob dasturiga o‘tkazsa, raqamli jarayonda ortiqcha qo‘lda bajariladigan ishlar saqlanib qoladi. Hujjat aylanishini integratsiya qilish tizimlar o‘rtasidagi aloqa takroriy harakatlarni bartaraf etsa va xodimlarga dolzarb ma’lumotlar bilan ishlashga yordam bersa, o‘zini oqlaydi.
Avvalo, ishning amaldagi tartibini baholashni tavsiya qilamiz. Agar hujjatlar soni kam va ma’lumotlarni qayta kiritish deyarli bo‘lmasa, alohida integratsiya sezilarli natija bermasligi mumkin. Biroq hujjatlar hajmi oshib borgani sari, kelishish jarayoni bir nechta bo‘lim orqali o‘tsa va imzolangan fayllarni turli joylardan qidirishga to‘g‘ri kelsa, tizimlar o‘rtasidagi ma’lumot almashinuvi yanada foydali bo‘ladi.
Toshkentdagi mijozlarimiz uchun mutaxassislarimiz elektron hujjat aylanishini qanday integratsiya qilishini ko‘rib chiqamiz. Darhol ta’kidlab o‘tamizki, kompaniya bitta jarayondan boshlashi mumkin. Bu ma’lumotlar uzatilishini va mas’uliyatni tekshirishni osonlashtiradi.
Mijoz kartochkasidan imzolangan shartnomagacha: elektron hujjat aylanishini CRM bilan qanday bog‘lash mumkin?
CRM tizimida mijoz va bitim haqidagi ma’lumotlar saqlanadi, shuning uchun shartnoma hujjatlarini tayyorlashda undan boshlash qulay. Hujjat aylanishini CRM bilan integratsiya qilish elektron hujjat aylanishi tizimiga rekvizitlar, bitim shartlari va boshqa mavjud ma’lumotlarni hujjat yaratish uchun uzatish imkonini beradi. Menejer ma’lumotlarni bir dasturdan boshqasiga qayta kiritishi shart bo‘lmaydi.
Shartnoma yaratilgandan so‘ng u belgilangan yo‘nalish bo‘yicha kelishish va imzolash bosqichlaridan o‘tadi. Foydalanilayotgan yechimlarning imkoniyatlariga qarab, yakuniy nusxani elektron arxivda saqlash va dastlabki bitim bilan bog‘lash mumkin. Menejer hujjat holatini ko‘radi va mijoz bilan ishlash qaysi bosqichda ekanini tushunadi. Bunday sxemada ma’lumotlarni izchil uzatish quyidagicha tashkil etilishi mumkin:
Mijoz rekvizitlari va bitim haqidagi ma’lumotlar CRM tizimidan olinadi.
Ular asosida shartnoma yoki boshqa hujjat shakllantiriladi.
Tayyor fayl xodimlarga kelishish uchun yuboriladi.
Imzolanganidan so‘ng yakuniy nusxa mijoz kartochkasiga qaytariladi.
Harakatlar tarixi va hujjat holati keyingi ishlar uchun ochiq bo‘lib qoladi.
Bunday tartib, ayniqsa, bitta hujjat bir nechta xodim orqali o‘tadigan holatlarda foydalidir. Ularning o‘zaro hamkorligini soddalashtiradi, elektron reyestr esa hujjat harakati tarixini saqlashga yordam beradi. Shuningdek, elektron hujjat aylanishi tizimini ulashdan oldin majburiy maydonlarni aniqlash va ma’lumotlarni uzatishdagi xatolarni oldindan aniqlash uchun jarayonni real bitimlarda tekshirib ko‘rish muhim.
Elektron hujjat aylanishi, ERP va 1C: moliyaviy hujjatlar bilan takroriy ishlashdan qanday qochish mumkin?
Hisob tizimi bilan bog‘lash moliyaviy hujjatlar muntazam ravishda bir nechta dasturda yaratiladigan yoki qayta ishlanadigan holatlarda foydalidir. Masalan, shartnoma, hisob yoki dalolatnoma uchun zarur ma’lumotlar allaqachon hisob tizimida mavjud bo‘lishi mumkin, kelishish, imzolash va saqlash esa elektron hujjat aylanishi orqali amalga oshiriladi. Ma’lumot almashinuvi to‘g‘ri sozlangan bo‘lsa, xodim bir xil hujjatni qayta-qayta rasmiylashtirishi shart bo‘lmaydi.
1C tizimidagi hujjat aylanishi aniq konfiguratsiya va tanlangan integratsiya zarur ssenariyni qo‘llab-quvvatlasa, bunday sxemaning bir qismiga aylanishi mumkin. Uzatiladigan ma’lumotlar tarkibi dasturlarning imkoniyatlari va kompaniya vazifalariga bog‘liq. Bir holatda rekvizitlar va hujjat holatini uzatish yetarli bo‘lsa, boshqa holatda hisob operatsiyalari bilan elektron hujjat aylanishi o‘rtasida yanada yaqin aloqa talab etilishi mumkin.
Shuningdek, tizimlarni ulashdan oldin kirish huquqlari va istisno holatlarni qayta ishlash tartibini tekshirish kerak. Agar xodim har bir almashinuv natijasini qo‘lda tuzatishga majbur bo‘lsa, muammo shunchaki jarayonning boshqa bosqichiga ko‘chadi.
Foyda faqat tezlik hisobiga yuzaga kelmaydi. Ma’lumotlarni qo‘lda kiritishning qisqarishi xatolar yuzaga kelishi mumkin bo‘lgan nuqtalar sonini kamaytiradi, imzolashning dolzarb holati esa moliya bo‘limiga qaysi hujjatlar yakunlanganini ko‘rsatadi. Shu tariqa, elektron hujjat aylanishi platformasi alohida saqlash vositasi emas, balki umumiy ish jarayonining bir qismiga aylanadi.
Qaysi jarayonlarni birinchi bo‘lib integratsiya qilish kerak va nima uchun hammasini birdan ulash tavsiya etilmaydi?
Har bir kompaniya uchun mos keladigan universal ro‘yxat mavjud emas. Ko‘p qo‘lda bajariladigan harakatlar mavjud bo‘lgan, operatsiyalar muntazam takrorlanadigan, xatolar sezilarli oqibatlarga olib keladigan va bir bo‘limdagi kechikish boshqa bo‘limlar ishiga ta’sir qiladigan jarayondan boshlash maqsadga muvofiq. Bunday tanlov aniq natija olishga va xodimlarni ortiqcha o‘zgarishlar bilan yuklamaslikka yordam beradi. Jarayonni baholashda quyidagi mezonlardan foydalanish mumkin:
operatsiyaning takrorlanish chastotasi va undan o‘tadigan hujjatlar soni;
hujjat yaratilishidan jarayon yakunlanguniga qadar bajariladigan qo‘lda amallar soni;
rekvizitlar va holatlarni ko‘chirishda xatolar yuzaga kelish ehtimoli;
kelishishda qatnashadigan bo‘limlar soni;
kechikishlarning keyingi moliyaviy yoki boshqaruv operatsiyalariga ta’siri.
Ssenariy tanlangandan so‘ng uni real holatlarda tekshirish kerak. Avval ma’lumotlar uzatilishi baholanadi, so‘ng kelishish va imzolash jarayoni, undan keyin esa yakuniy natija tekshiriladi.
Elektron hujjat aylanishini avtomatlashtirish barcha mavjud tizimlar ulanganida emas, balki har bir aloqa aniq ish vazifasini hal qilganida natija beradi. Bir kompaniya uchun birinchi qadam CRM va elektron hujjat aylanishi o‘rtasidagi ma’lumot almashinuvi bo‘lishi mumkin, boshqasi uchun esa moliyaviy hujjatlarni uzatish muhimroq bo‘ladi. Eng muhimi — tushunarli ish tartibini, xodimlar mas’uliyatini va har bir bosqichda natijani nazorat qilishni saqlab qolish.