Kelishish jarayonini tezlashtirish uchun hujjatlarni papkalar va elektron pochtadan raqamli formatga o‘tkazishning o‘zi yetarli emas. Agar avvalgi zanjir rollar va bosqichlar qayta ko‘rib chiqilmasdan dasturga shunchaki ko‘chirib o‘tilsa, xodimlar baribir bir-birini kutishda davom etadi. Samarali hujjat aylanishini boshqarish kimga hujjat haqiqatan kerakligi, har bir ishtirokchi qanday qaror qabul qilishi va uning javobgarligi qayerda tugashini aniqlashdan boshlanadi.
Har bir hujjat turi uchun marshrut boshqacha bo‘lishi mumkin. Shu sababli korxonadagi hujjat aylanishini barcha holatlar uchun bitta uzun sxema yaratish o‘rniga real ish ssenariylari asosida tuzish maqsadga muvofiq. Aynan shunday yondashuvni jamoamiz tavsiya qiladi va platformaning besh yillik faoliyati natijalari uning samaradorligini to‘liq tasdiqlaydi.
Ketma-ket yoki parallel kelishish: qaysi marshrutni tanlash kerak?
Ketma-ket marshrutda keyingi ishtirokchi hujjatni faqat avvalgi bosqich yakunlangandan keyin oladi. Bunday usul bir mutaxassisning xulosasi keyingi ish jarayoniga ta’sir qiladigan holatlar uchun mos keladi. Masalan, yuridik tekshiruvdan so‘ng shartnoma moliya bo‘limiga, undan keyin esa rahbarga yuboriladi.
Parallel sxemada bir nechta xodim hujjatni bir vaqtning o‘zida oladi va o‘z qismidagi tekshiruvni mustaqil ravishda amalga oshiradi. Agar ularning xulosalari bir-biriga bog‘liq bo‘lmasa, shartnomani yurist, moliya mutaxassisi va tegishli yo‘nalish mutaxassisi bir vaqtning o‘zida ko‘rib chiqishi mumkin. Hujjatlarni onlayn kelishish bosqichlar orasidagi kutish vaqtini qisqartiradi, biroq yakuniy qarorni kim qabul qilishi oldindan belgilanishi kerak.
Bitta marshrutda ikkala tamoyilni ham birlashtirish mumkin. Masalan, tegishli bo‘limlar avval parallel ravishda ishlaydi, undan keyin hujjat yakuniy tasdiqlash uchun rahbarga yuboriladi. Elektron hujjat aylanishi tizimi bunday ketma-ketlikni hujjat turi va xodimlarning vakolatlariga qarab belgilash imkonini beradi.
Kelishishni byurokratiyaga aylantiradigan beshta xato
Hatto yaxshi ishlaydigan dastur ham jarayonga ortiqcha harakatlar kiritilgan bo‘lsa, muammoni bartaraf eta olmaydi. Kechikishlar marshrut asta-sekin zarurligi qayta ko‘rib chiqilmaydigan tekshiruvlar bilan to‘lib borganda yuzaga keladi. Hujjat aylanishini sozlashda beshta keng tarqalgan muammoni tekshirish kerak:
juda uzun zanjir — qaror mazmuniga ta’sir qilmaydigan bosqichlarni olib tashlash yoki birlashtirish maqsadga muvofiq;
xodimning faqat rasmiy ishtiroki — agar kelishuvchi hujjatni o‘z javobgarlik doirasida tekshirmasa, uning rolini qayta ko‘rib chiqish kerak;
muddatlarning yo‘qligi — har bir bosqich uchun qayta ishlash muddatini va kechikish yuz berganda bajariladigan harakatlar tartibini belgilash foydali;
javobgarlikning noaniqligi — hujjatning keyingi bosqichi va ijro nazorati uchun mas’ul shaxs aniq bo‘lishi kerak;
bir xil ma’lumotlarni takroriy tekshirish — aniq sabab bo‘lmasa, bir xil ma’lumotni bir nechta bosqichda qayta tekshirish kerak emas.
Bunday tahlil jarayonni avtomatlashtirishdan oldin tartibga solishga yordam beradi. Agar marshrut xodimlarga allaqachon tushunarli bo‘lsa, hujjat aylanishini avtomatlashtirish elektron muhitga ishlaydigan sxemani ko‘chiradi, yillar davomida to‘planib qolgan rasmiyatchiliklarni emas.
Marshrutni ishga tushirishdan oldin amalda qanday tekshirish mumkin?
Marshrutni avval bitta tushunarli ssenariyda sinab ko‘rish maqsadga muvofiq. Masalan, shartnomani tashabbuskor yaratadi, undan keyin uni tegishli mutaxassis tekshiradi, so‘ng hujjat rahbarga yuboriladi va yakunda arxivga tushadi. Ariza uchun sxema qisqaroq bo‘lishi mumkin, shuning uchun dastur har bir aniq jarayonning xususiyatini hisobga olishi kerak.
Sinov vaqtida hujjat yaratilishidan jarayon tugaguniga qadar butun yo‘lni bosib o‘tish va qayerda kechikishlar yuzaga kelishini ko‘rish foydali. Bildirishnomalar kelishini va kelishuvlar tarixi saqlanishini tekshirish kerak. Xodim yo‘q bo‘lgan holatda uni almashtirish tartibini ham alohida ko‘zda tutish lozim. Ishga tushirishdan oldin marshrutni bir nechta savol asosida baholash mumkin:
tashabbuskorga hujjat yuborilgandan keyin uni kim olishi tushunarlimi;
har bir ishtirokchi faqat o‘z vakolatlari doirasidagi vazifalarni oladimi;
belgilangan muddatda javob bo‘lmasa, qanday harakat bajarilishi ko‘zda tutilganmi;
qarorlar va hujjatdagi o‘zgarishlar tarixi saqlanadimi;
ayni paytdagi mas’ul shaxs va holatni tez aniqlash mumkinmi;
keyingi bosqichda ma’lumotlarni qayta kiritish zarurati paydo bo‘ladimi.
Tekshiruvdan so‘ng sxema qo‘shimcha to‘siq emas, balki tushunarli ish tartibining bir qismiga aylanadi. Elektron arxiv hujjat harakati tarixini saqlaydi, avtomatlashtirilgan marshrut esa qayta ishlashni tezlashtirishga yordam beradi.
O‘zbekistondagi elektron hujjat aylanishi tizimi raqamli marshrut xodimlarning real vazifalarini aks ettirganida kompaniya uchun foydali bo‘ladi. Ketma-ket va parallel bosqichlarni bitta jarayonning turli qismlarida qo‘llash mumkin, agar ularning har biri uchun aniq sabab mavjud bo‘lsa. Rollar, muddatlar va hujjatning keyingi bosqichga o‘tish shartlari qanchalik aniq belgilansa, avtomatlashtirishni byurokratiyaning yangi shakliga aylantirish xavfi shunchalik kamayadi.