Qurilish loyihasida hujjatlar buyurtmachi, bosh pudratchi, pudratchilar, buxgalteriya va texnik mutaxassislar orqali o‘tadi. Shartnomalar va smetalar ish shartlarini belgilaydi, dalolatnomalar bajarilgan ishni tasdiqlaydi, moliyaviy hujjatlar esa hisob-kitoblar bilan bog‘liq bo‘ladi. Kelishishdagi kechikish to‘lovga va keyingi bosqichlar muddatiga ta’sir qilishi mumkin.
Kompaniyada elektron hujjat aylanishi hujjatlarni aniq obyekt, shartnoma va ish bosqichi bilan bog‘laydi. Hujjat aylanishi tizimi tayyorlash, tekshirish va imzolash marshrutini tashkil etishga yordam beradi, shunda ishtirokchilar vazifa holatini va mas’ul shaxsni ko‘rib turadilar. Raqamli format obyekt bo‘yicha haqiqiy ish tartibini aks ettirishi kerak, ortiqcha kelishuvlarni yaratmasligi lozim.
Shartnomalar va smetalar: hujjatlarni yagona jarayonga qanday bog‘lash kerak
Hujjatlar shartnoma va smetadan tortib, bajarilgan majburiyatlarni tasdiqlashgacha o‘zaro bog‘lanadi. Ish bosqichlari bo‘yicha zarur materiallar rasmiylashtiriladi, qabul qilish qayd etiladi va ma’lumotlar hisob-kitoblar uchun uzatiladi. Shu tariqa shartnomada ko‘zda tutilgan, amalda bajarilgan va to‘lovga taqdim etilgan ishlarni tekshirish mumkin. Yagona jarayonga quyidagilarni kiritish tavsiya etiladi:
Buyurtmachilar, bosh pudratchilar va pudratchilar bilan tuzilgan shartnomalar.
Smetalar, qiymat hisob-kitoblari va kelishilgan o‘zgartirishlar.
Ishlarni bajarish bo‘yicha buyurtmalar va ichki farmoyishlar.
Bajarilgan ishlar dalolatnomalari va qabul qilish hujjatlari.
Hisob-fakturalar, to‘lov hujjatlari va qo‘shimcha kelishuvlar.
O‘zbekistonda hujjatlar hisobi ro‘yxatga olish, kelishish va saqlash qoidalarini talab qiladi. Har bir yozuv uchun obyekt, shartnoma, mas’ul shaxs va sana ko‘rsatiladi. Hujjatlarni boshqarish tizimi kartochkalar izchil to‘ldirilganda fayllar o‘rtasidagi bog‘liqlikni saqlab qoladi.
Oldindan kim ish hajmi va sifatini tekshirishi, kim qiymatni kelishishi va kim buyurtmachi tomondan hujjatlarni tasdiqlashi aniqlab olinishi kerak. Texnik tekshiruv moliyaviy yoki yuridik tekshiruvning o‘rnini bosmasligi kerak. Vakolatlarni ajratish zarur tasdiqlarsiz dalolatnoma imzolanishi yoki u allaqachon to‘lov bosqichida qaytarilish xavfini kamaytiradi.
Buyurtmachi va pudratchilar o‘rtasidagi kelishishni qanday tezlashtirish mumkin
Agar obyekt ustida bir nechta tashkilot ishlayotgan bo‘lsa, texnik va moliyaviy tekshiruvni, agar bosqichlar bir-biriga bog‘liq bo‘lmasa, parallel ravishda o‘tkazish mumkin. Yuridik tekshiruv esa hujjat turi va tomonlarning javobgarligini hisobga olgan holda tashkil etiladi.
Hujjatlarni onlayn kelishish marshrut, muddatlar va ijrochilarni belgilash imkonini beradi. Jarayon o‘tkazib yuborilgan xat tufayli to‘xtab qolmasligi uchun harakatlar tartibini oldindan belgilash zarur:
Texnik, moliyaviy va yuridik tekshiruv uchun mas’ullarni tayinlang.
Hujjatlarni ko‘rib chiqish va qaytarish muddatlarini belgilang.
Rad etish sabablarini va tuzatishlar bo‘yicha talablarni ko‘rsating.
Yangi vazifa va holat o‘zgarishi haqida bildirishnomalarni sozlang.
Ishda bo‘lmagan xodimning o‘rnini bosish tartibini nazarda tuting.
Kontragentlar bilan elektron hujjat aylanishi umumiy qoidalar asosida hamkorlikni soddalashtiradi. Tashqi ishtirokchilarga faqat zarur materiallarga kirish huquqi beriladi, ko‘rish, o‘zgartirish va imzolash huquqlari esa alohida belgilanadi. Kelishish tarixi qaysi bosqichda kechikish yuzaga kelganini ko‘rsatadi, rahbariyat esa marshrutni tuzatishi mumkin.
Hujjatlar versiyalari va o‘zgarishlar tarixini qanday yo‘qotmaslik kerak
Elektron pochta va messenjerlar orqali almashilganda ishtirokchilarda nomi o‘xshash, lekin mazmuni turlicha bo‘lgan nusxalar qoladi. Pudratchi smetani o‘zgartirishi mumkin, shu paytda buyurtmachi esa avvalgi tahrirni kelishayotgan bo‘ladi. Natijada tomonlar turli shartlarga tayanadilar, farq sababini aniqlash esa vaqt talab qiladi.
Hujjatlar arxivi yakuniy faylni va uning belgilangan jarayon bo‘yicha harakatlanishi haqidagi ma’lumotlarni saqlashi kerak. Elektron hujjat aylanishi dasturi versiyalarni, o‘zgartirish sanalarini, kelishtiruvchilarning qarorlarini va imzolash holatini qayd etishga yordam beradi. Saqlash, nomlash va materiallarni obyektlar hamda shartnomalarga biriktirish qoidalarini oldindan belgilash kerak.
Tuzilgan arxiv ish jarayonini tiklashga va bahsli vaziyatni tahlil qilishga yordam beradi. Hujjatlar shartnoma raqami, obyekt, pudratchi va sana bo‘yicha topilishi kerak. Qaysi tahrirlar saqlanishi va o‘zgartirishlarni kim kiritishi aniqlab olinadi. Arxiv hujjat shakli va imzolash bo‘yicha maxsus talablarni bekor qilmaydi.
EHAni buxgalteriya va hisob tizimlari bilan integratsiya qilish
Shartnomalar, smetalar, dalolatnomalar va to‘lovlar bo‘yicha ma’lumotlardan EHAda ham, buxgalteriya dasturida ham foydalanilishi mumkin. Raqamlar, summalar va rekvizitlarni qayta ko‘chirish xatolar xavfini oshiradi va ortiqcha ish yaratadi. 1C va boshqa hisob yechimlaridagi hujjat aylanishi kompaniya jarayonlari hamda foydalanilayotgan tizimlarning imkoniyatlarini hisobga olgan holda tashkil etilishi kerak.
Sozlashdan oldin qaysi ma’lumotlar uzatilishi va qaysi tizimda ular dolzarb bo‘lib qolishi tahlil qilinadi. Hujjat aylanishi integratsiyasi xodimlar harakatlarini takrorlamasdan, qo‘lda kiritishni kamaytirishi kerak. Har bir almashinuv uchun ma’lumot manbai, mas’ul shaxs va xatolarni tuzatish tartibi belgilanadi.
Davlat portali yoki idoralararo almashinuv faqat jarayonda nazarda tutilgan hollarda qo‘llanadi. Ulanish talablar va texnik moslikka bog‘liq, shu sababli bunday kanallarni avtomatik ravishda kiritmaslik kerak. Tanlangan yechim hujjatlar bilan ishlash bo‘yicha ichki standartga mos kelishi lozim.
Ishni bitta tipik jarayondan boshlang — masalan, pudratchi, texnik mutaxassis va buyurtmachi o‘rtasida dalolatnomani kelishishdan. Marshrut tekshirilgandan so‘ng takrorlanadigan harakatlarni avtomatlashtirish va zarurat bo‘lsa sozlamalarni o‘zgartirish mumkin. Samarali EHA loyiha barcha bosqichlarida hujjatlarni bog‘laydi, qarorlar tarixini saqlaydi va ishlarni qabul qilishdan hisob-kitoblarga tezroq o‘tishga yordam beradi. Natija aniq javobgarlik, kelishilgan qoidalar va tizimning qurilish kompaniyasining real ishiga qay darajada mos kelishiga bog‘liq.