Бизнес-процессы

Внутренний электронный документооборот

EdoLine объединяет работу с внутренними документами в одном месте: документ создаётся по шаблону, проходит маршрут согласования, подписывается ЭЦП, регистрируется в журнале и остаётся под контролем до исполнения.

Запросить демонстрацию

Какие документы можно перевести в электронный формат

Набор типов документов настраивается под организацию. Из коробки доступны основные виды внутренних и внешних документов.

Служебные и докладные записки

Обращения между подразделениями и руководителю.

Приказы и распоряжения

Распорядительные документы с подписанием и ознакомлением исполнителей.

Заявления

Заявления сотрудников, включая кадровые: отпуск, перевод, материальная помощь и другие.

Входящие документы

Письма от внешних организаций с регистрацией и наложением резолюции.

Исходящие документы

Письма организации контрагентам и в государственные органы.

Другие документы

Протоколы, отчёты, требования, информационные письма и собственные типы организации.

Создание документов по шаблонам

Шаблоны по типу документа — текст документа формируется по шаблону организации.
Редактирование в онлайн-редакторе — документ Word открывается и правится прямо в браузере.
Настраиваемые формы — для типа документа можно задать собственные поля: текст, число, сумма, дата, список, флажок.
Загрузка готового PDF — внешний документ можно загрузить файлом и отправить на подпись.
Связанные документы — ответ на письмо или приказ по заявлению привязывается к исходному документу.

Маршруты движения и согласования документов

Для каждого документа задаётся маршрут: кто согласует, кто подписывает, кто накладывает резолюцию и кто исполняет.

СогласованиеСогласующие визируют документ последовательно или параллельно.
ПодписаниеПодписант ставит электронную подпись E-IMZO.
РезолюцияРуководитель назначает исполнителей и срок.
ИсполнениеИсполнители отчитываются, контролёр принимает результат.

Электронное подписание

Документы подписываются юридически значимой электронной подписью E-IMZO — ключом на компьютере, через E-IMZO Mobile или ID-карту. Подпись сохраняется вместе с меткой времени и может быть проверена. На подписанный документ наносится QR-код для проверки его подлинности.

Регистрация и контроль документов

Автоматическая нумерация — регистрационный номер присваивается по журналу типа документа.
Журналы подразделений — документы регистрируются в журналах своих подразделений.
Статусы — видно, на каком этапе документ: согласование, подписание, резолюция, исполнение, завершён.
Уровни конфиденциальности — доступ к документу ограничивается в зависимости от уровня.

Хранение и поиск документов

Фильтры — по названию, номеру, дате, типу документа, статусу и организации-корреспонденту.
Права доступа — роли и права пользователей, уровни конфиденциальности документов.
История — по каждому документу сохраняется история действий участников.
Комментарии — обсуждение документа с упоминанием коллег.

Контроль исполнения

Руководитель накладывает резолюцию, назначает ответственного исполнителя, соисполнителей и контролёра и устанавливает срок. Исполнители прикладывают отчёт, контролёр принимает его или возвращает на доработку. Просроченные документы и резолюции выделяются в отдельных списках. Подробнее — на странице поручений и контроля исполнения.

Запросить демонстрацию EdoLine

Покажем, как этот сценарий работает в EdoLine, и ответим на вопросы о внедрении.